ФНС предлагает рабочие схемы электронного документооборота

ФНС России 16 сентября сообщила о появлении на сайте ведомства типовых сценариев внедрения электронного документооборота на предприятии. Отмечается, что данные сценарии помогут организации «комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов».

ФНС выделяет 2 типовых сценария:

    «Первые шаги и быстрый результат» (предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами); «Комплексный подход и дальнейшее развитие» (предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на ЭДО и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей IT-архитектурой компании).

Как следует из опубликованной информации, первый сценарий больше подходит малому бизнесу, второй – среднему и крупному. Реализация первого сценария, предложенного ФНС, включает следующие основные этапы:

1. Предварительную подготовку и анализ данных.

На данном этапе хозяйствующему субъекту нужно:

    сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме; определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы; проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО); предварительно определить тип подходящего IT-решения.

2. Подключение к оператору ЭДО.

Предприятию здесь необходимо:

    выбрать оператора электронного документооборота; выбрать подходящий тариф по обмену документами; оформить заявку на подключение к оператору; заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

3. Техническую подготовку и внедрение ЭДО.

Фирме в рамках данного этапа требуется:

    получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации; настроить доступ пользователей в систему оператора электронного документооборота (авторизацию и аутентификацию); настроить процессы обмена документами в системе электронного документооборота — их типы, маршруты согласования и подписания.

4. Тестирование и обучение.

Речь идет о проведении:

    тестового обмена документами с контрагентами; обучения сотрудников (работе с системой ЭДО).

5. Старт обмена электронными документами с контрагентами.

В рамках данного этапа потребуется:

    известить контрагентов о переходе на ЭДО, заключить с ними соглашение об использовании ЭДО; разослать приглашения в системе ЭДО для начала обмена документами; оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, работающими через других операторов ЭДО; начать обмен документами с контрагентами.

Также ФНС рекомендует внести изменения в учетную политику организации (ИП это необязательно, так как предприниматели в общем случае не ведут бухучет) в части положений по переходу на электронный документооборот.

Напомним, с 01 января 2022 г. ЭЦП будет оформлять ФНС бесплатно.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Пробный доступ бесплатно на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Добавить комментарий